4 روش برای اضافه کردن امضا به سند Microsoft Word

راهنمای گام به گام برای امضا کردن اسناد در Word

اضافه کردن امضا به یک سند Microsoft Word بهترین راه برای شخصی‌سازی آن به عنوان سند خودتان است، به ویژه برای اسنادی مانند نامه‌ها یا قراردادها. در این راهنما، من چندین روش برای اضافه کردن امضا به سند Word توضیح می‌دهم.

اگر می‌خواهید فضایی برای اضافه کردن امضای دست‌نویس بعد از چاپ سند خود ایجاد کنید، از ابزار Signature Line در گروه Text از تب Insert استفاده کنید. پس از انتخاب این گزینه، می‌توانید نام، عنوان و آدرس ایمیل خود یا فرد امضا کننده را تایپ کنید و در نهایت خطی برای امضا اضافه خواهد شد.

بارگذاری یک امضای دست‌نویس

روش مورد علاقه من برای اضافه کردن امضا این است که ابتدا با دست روی کاغذ امضا کنم و سپس آن را به سند Word خود بارگذاری کنم. این بهترین روش برای طبیعی نشان دادن امضا است و پس از اینکه این کار را یک‌بار انجام دادید، می‌توانید امضای خود را روی کامپیوتر ذخیره کنید و در آینده از آن استفاده کنید.

این روش به راحتی هم در برنامه دسکتاپ Microsoft Word و هم در Word for the web قابل استفاده است.

ابتدا با یک خودکار مشکی و کاغذ سفید امضای خود را بنویسید، سپس از آن با گوشی خود عکس بگیرید. بعد از آن، عکس امضای خود را به کامپیوتر ارسال کنید. من از Microsoft Drop برای ارسال سریع استفاده می‌کنم، اما شما می‌توانید از ایمیل یا یک پلتفرم ابری مانند OneDrive برای انتقال آن استفاده کنید.

پس از انتقال به کامپیوتر خود، در Microsoft Word، به تب Insert بروید، Pictures را انتخاب کنید و گزینه This Device را کلیک کنید.

بعد از پیدا کردن و وارد کردن تصویر امضای خود، از ابزار Crop در تب Picture Format برای حذف فضای اضافی استفاده کنید.

سپس از ابزار Remove Background در تب Picture Format برای حذف هرگونه رنگ پس‌زمینه اضافی استفاده کنید.

پس از کلیک بر روی “Remove Background”، Word به طور خودکار بیشتر کارها را انجام می‌دهد و نواحی صورتی رنگ نواحی‌ای هستند که برنامه شناسایی کرده که باید حذف شوند. شما همچنین می‌توانید از گزینه‌های Mark Areas To Keep و Mark Areas To Remove برای تنظیم ظاهر تصویر استفاده کنید. زمانی که از نتیجه راضی شدید، روی Keep Changes کلیک کنید.

این فرآیند به طور شگفت‌انگیزی ساده است — Word بیشتر پس‌زمینه‌ای را که باید حذف می‌شد شناسایی کرد و من فقط مجبور شدم چند تغییر جزئی انجام دهم تا آن را کامل کنم.

در نهایت، روی امضای خود راست‌کلیک کنید و گزینه Save As Picture را انتخاب کنید تا برای استفاده در اسناد آینده ذخیره شود. فقط مطمئن شوید که آن را در جایی امن ذخیره کنید، مانند OneDrive Personal Vault یا یک پوشه رمزگذاری شده.

استفاده از انگشت یا قلم دیجیتال روی گوشی یا تبلت

یک روش موثر دیگر برای اضافه کردن امضا به سند Word این است که فایل ذخیره‌شده را در گوشی یا تبلت خود با استفاده از اپلیکیشن‌های Microsoft 365 mobile یا Microsoft Word mobile باز کنید.  

بعد از نوشتن نامه خود در PC، مطمئن شوید که چند خط فضای خالی برای امضا در نظر گرفته‌اید.

برای اینکه این روش کار کند، سند شما باید با حساب Microsoft OneDrive شما همگام‌سازی شده باشد. بنابراین، به بالای پنجره Word بروید و مطمئن شوید که گزینه AutoSave روشن است. اگر اینطور نیست، آن را روشن کرده، وارد حساب Microsoft خود شوید و فایل را در یک مکان قابل یادآوری ذخیره کنید.

نکته: در این مقاله، نحوه عملکرد این روش را در اپلیکیشن Microsoft Word برای iPhone نشان می‌دهم، اما فرآیند مشابهی در دستگاه‌های دیگر و اگر از اپلیکیشن Microsoft 365 mobile استفاده کنید، وجود دارد.

بعد از وارد شدن به همان حساب Microsoft در اپلیکیشن Microsoft 365 یا Word در تبلت یا گوشی خود، سند را باز کرده و روی آیکون Edit در بالای صفحه ضربه بزنید.

حالا که در حالت ویرایش قرار دارید، می‌توانید نوار ابزار اپلیکیشن موبایل را گسترش دهید تا گزینه‌های ویرایش مختلف را مشاهده کنید. برای این کار، روی سه نقطه در پایین سمت راست صفحه (یا روی پیکان در همان مکان در دستگاه‌های اندروید) ضربه بزنید.

سپس به منوی Draw بروید و گزینه Start Inking را انتخاب کنید.

حالا آماده اضافه کردن امضای خود هستید. ابتدا سبک قلم خود را از گزینه‌های موجود در پایین انتخاب کرده و سپس از انگشت یا قلم دیجیتال برای ایجاد امضای خود استفاده کنید. پس از اتمام، روی Done ضربه بزنید.

حالا می‌توانید اپلیکیشن Microsoft Word mobile را ببندید و به سند در PC خود برگردید. در آنجا، می‌توانید امضا را برای تغییر اندازه و موقعیت مجدداً تنظیم کنید.

نکته: اگر امضا فوراً در PC شما نمایش داده نشد، سند را بسته و دوباره باز کنید.

استفاده از ابزار Draw در PC

یک روش سریع‌تر برای اضافه کردن امضا به سند Word خود در PC استفاده از ابزار Draw در اپلیکیشن دسکتاپ است. معایب اصلی این روش نسبت به روش‌های ذکر شده این است که امضای حاصل ممکن است کمتر طبیعی به نظر برسد و ممکن است چندین تلاش لازم باشد تا به امضای دلخواه برسید.

به تب Draw در نوار ابزار بروید و قلم مورد نظر خود را انتخاب کنید. سپس از موس برای ایجاد امضای خود استفاده کنید.

نکته: اگر از Word for the web استفاده می‌کنید، روی Insert > Drawing > Draw کلیک کنید تا به همان ابزار دسترسی پیدا کنید.

اگر امضای شما با کلیک و دوباره کلیک کردن موس برای ایجاد حروف جداگانه شکل گرفته باشد، امضا از چندین شکل مجزا ساخته می‌شود که باید آن‌ها را گروه‌بندی کنید. برای حل این مشکل، ابتدا روی Select در گروه Editing از تب Home کلیک کرده و گزینه Select Objects را انتخاب کنید.

سپس تمام خطوط رسم شده را که برای ایجاد امضا استفاده کرده‌اید انتخاب کنید.

در نهایت، راست‌کلیک کرده و دو بار گزینه Group را انتخاب کنید.

امضای شما اکنون به صورت یک تصویر واحد است که می‌توانید برای استفاده‌های آینده آن را راست‌کلیک کرده و گزینه Save As Picture را انتخاب کنید.

استفاده از امضای دیجیتال معتبر

گاهی اوقات ممکن است نیاز به اضافه کردن یک امضای رسمی‌تر داشته باشید، به ویژه اگر می‌خواهید سندی قانونی مانند قرارداد را امضا کنید. در این صورت ممکن است نیاز به امضای دیجیتال داشته باشید که همراه با یک digital ID برای تایید صحت امضای شما باشد.

شما همچنین می‌توانید امضای نامرئی اضافه کنید که اصالت محتوای داخل سند را حفظ می‌کند و مانع از انجام تغییرات پس از امضا شدن سند می‌شود.

گردآوری:بخش کامپیوتر و اینترنت موزستان