تقویم هوشمند رخدادهای سازمانی برای ثبت مناسبت های مهم کارمندان و مشتریان

به علاوه بی‌توجهی به مناسبت‌های شخصی کارمندان یا مشتریان نه‌تنها باعث کاهش روحیه و انگیزه آنان می‌شود، بلکه تصویر حرفه‌ای سازمان را نیز تحت تأثیر قرار می‌دهد. در مقابل، تبریک به‌موقع مناسبت‌ها و ارسال کارت پستال یا پیام تبریک می‌تواند شما را حرفه ای نشان دهد، برند شما را در ذهن مشتری ماندگار کند و حس تعلق و رضایت را در کارمندان تقویت کند و ارتباط سازمان با مشتریان را به‌طور چشم‌گیری بهبود دهد.

معضل حفظ تاریخ‌های مهم برای مدیران

یک مدیر موفق باید علاوه بر برنامه‌ریزی استراتژیک و مدیریت روزمره، به روابط انسانی در سازمان نیز توجه ویژه‌ای داشته باشد. این روابط انسانی شامل شناخت و احترام به مناسبت‌های شخصی و حرفه‌ای کارمندان و مشتریان است. اما چگونه می‌توان بدون صرف ساعت‌ها زمان برای جست‌وجو در میان یادداشت‌ها، تقویم یا پیام‌های قبلی، هیچ مناسبتی را فراموش نکرد؟

استانداردهای مدیریتی بر اهمیت توجه به جزئیات روابط کارکنان تأکید دارند، اما ابزارهای سنتی تقویم و یادآورها اغلب ناکافی هستند. فقدان یک رابط کاربری ساده و یکپارچه، پیچیدگی‌های ورود اطلاعات و نبود سیستم تأیید نهایی، همه باعث می‌شوند پیام تبریک به‌موقع ارسال نشود یا به کلی فراموش شود. این معضل برای شرکت ها و سازمان هایی با کارمندان زیاد دوچندان می شود.

بهترین راهکار تقویم هوشمند سازمانی ایونتی‌فای

در نهایت برای رفع این چالش‌ها، در سایت ایونتی‌فای (Eventify) در کنار کارت دعوت همایش دیجیتال، امکان جدیدی به نام تقویم مدیریت هوشمند مناسبت های سازمانی برای سازمان ها و شرکت ها اضافه شده است. با این قابلیت جدید تنها کافیست مدیران سازمان‌ها، تاریخ تولد، سالگرد همکاری، تاریخ عقد قرارداد یا هر مناسبت مهم دیگری را به همراه شماره تماس کارمندان یا مشتریان، به صورت فایل اکسل وارد کنند تا در تاریخ مقرر، سیستم به‌صورت خودکار کارت پستال دیجیتال تبریک را آماده ارسال کند و یک روز قبل، پیامی برای مدیر یا نماینده ایشان بفرستد تا تأیید نهایی جهت ارسال انجام شود.

ویژگی‌های کلیدی تقویم مدیریت هوشمند مناسبت های سازمانی ایونتی فای

1- ورود ساده و سریع اطلاعات: امکان افزودن مناسبت‌ها تنها با چند کلیک و قابلیت جست‌وجوی آسان نام کارمند یا مشتری برای ویرایش یا حذف موارد.

2- یادآوری هوشمند و قابل تنظیم: ارسال یادآوری یک روز قبل از مناسبتی که موعد ارسال کارت پستال است تا در صورتی که برنامه ای برای دادن هدیه یا جشن دارید بتوانید برای آن برنامه ریزی کنید. همچنین امکان تنظیم یادآوری اضافی (مثلاً یک هفته یا یک ماه قبل) بر اساس نیاز سازمان نیز در تقویم هوشمند سازمانی ایونتی فای وجود دارد.

3- قالب‌های متنوع کارت پستال دیجیتال: در ایونتی فای مجموعه‌ای از طراحی‌های زیبا و متناسب با رنگ و لوگوی سازمان نیز وجود دارد. همچنین قابلیت شخصی‌سازی پیام تبریک با نام گیرنده، لوگوی شرکت و امضای مدیر در کارت پستال دیجیتال وجود دارد.

4- گزارش‌گیری و پیگیری ارسال‌ها: از دیگر امکانات این تقویم ها می توان به داشبورد مدیریتی برای مشاهده وضعیت کارت‌های ارسالی، در انتظار تأیید و ارسال نشده به همراه امکان دانلود گزارش کامل ماهانه یا سالانه برای تحلیل تعاملات اشاره کرد.

5- امنیت و حفظ حریم خصوصی: ذخیره اطلاعات تماس و مناسبت‌ها در سرورهای امن برای آسودگی خیال شما.

6- فراهم کردن امکان سفارشی‌سازی کامل: امکان افزودن فیلدهای دلخواه یادداشت شخصی یا لینک دریافت هدیه.

مزایای استفاده از تقویم مدیریت هوشمند سازمانی ایونتی فای

* افزایش حس تعلق و رضایت: وقتی کارمندان و مشتریان در مناسبت‌های مهم خود از سوی سازمان مورد توجه قرار می‌گیرند، احساس می‌کنند برای سازمان ارزشمند هستند.

* بهبود فرهنگ سازمانی: تبریک‌ به موقع مناسبت ها باعث ایجاد فضای مثبت و روحیه همکاری بیشتر می‌شود.

* صرفه‌جویی در زمان و هزینه: فرایند خودکار ثبت و یادآوری مناسبت‌ها نیازی به منابع انسانی اضافی برای پیگیری ندارد و به دلیل هزینه پایین، استفاده از آن بسیار مقرون به صرفه است.

* کاهش خطا و فراموشی: سیستم تقویم هوشمند سازمانی ایونتی فای جایگزین تقویم‌های دستی و یادآورهای پراکنده می‌شود و از فراموشی جلوگیری می‌کند.

* تصویر حرفه‌ای سازمان: ارسال کارت پستال های گرافیکی به‌موقع، نشانه احترام سازمان به افراد و تقویت برندینگ داخلی و خارجی است.

جمع بندی

در حالی که حفظ روابط انسانی در سازمان‌ها با یک تبریک کوچک، به‌ظاهر ساده به نظر می‌رسد، اما در عمل این موضوع می تواند زمان بر باشد و به چالشی بزرگ تبدیل شود. از این رو تقویم هوشمند سازمانی ایونتی‌فای پاسخی هوشمند و جامع برای این نیاز است. با استفاده از این ابزار، می‌توانید مطمئن باشید که تبریک هیچ مناسبتی از قلم نمی افتد. همچنین این امکان علاوه بر سازمان‌ها برای افراد و اشخاص هم کارایی زیادی دارد، کسانیکه روابط اجتماعی بالایی دارند و افراد و مناسبت‌های مختلف را می‌خواهند به دیگران تبریک بگویند.

در نهایت پیشنهاد می‌کنیم یک بار قابلیت‌های گوناگون تقویم هوشمند سازمانی ایونتی فای را استفاده کنید تا به‌سادگی تاثیر مثبت آن را بر روابط داخلی و خارجی سازمان احساس کنید. سرآغاز یک فرهنگ سازمانی قدرتمند از توجه به لحظات کوچک اما مهم آغاز می‌شود.