چگونه می‌توان با به کار بستن ابزار مدیریت زمان، موفق‌تر بود؟
آن‌هایی در زندگی موفق هستند که یاد گرفته‌اند چطور از ابزارهای مدیریت کارآمد زمان استفاده کنند
آیا شما هم از آن دسته افراد هستید که چون نمی‌توانند در طول روز کار مفید و مثبتی انجام دهند، احساس نارضایتی و ناکارآمدی می‌کنند؟
آیا حس فشار و بی‌نظمی دارید؟ آن‌هایی که در زندگی موفق هستند یاد گرفته‌اند که در زمینه‌ها و حوزه‌های مختلف از ابزارهای مدیریت کارآمد زمان استفاده کنند. به همین خاطر قادر هستند کارهای زیادی را در حداقل زمان و با کمترین میزان فشار و استرس انجام دهند. در این مقاله، چند پیشنهاد برای کمک به مدیریت و کنترل بهتر زمانتان ارایه می‌شود.
اولین چیزی که باید از شر آن راحت شوید آشفتگی است تا سازمان و ساختاری مناسب پیدا کنید. این کار معمولا برای اکثر مردم، دشوارترین مرحله است. اگر از آن دسته افرادی هستید که پرونده‌های کاریشان روی میزشان انباشته شده و دفترشان مملو از کاغذ یادداشت و کتاب‌های متعدد و فراوان است، سریعا از همین‌جا شروع کنید. همه آن چیزهایی را که روی میزتان است و هیچ‌وقت از آن‌ها استفاده نمی‌کنید، بردارید و در کشو بگذارید. پس از آن‌که همه جا را خلوت و تمیز کردید، می‌توانیم به مرحله بعدی برویم. کار بعدی که باید در راستای موفقیت‌تان صورت گیرد، یادگیری اولویت‌بندی است. شما باید یاد بگیرید که بین کاری که باید انجام شود و کاری که نباید انجام شود تمایز و اختلاف قایل شوید. در آغاز هر روز زمان را به آماده کردن لیست کارهایی که باید انجام شوند و سپس اولویت‌بندی آن‌ها با توجه به اهمیت‌شان اختصاص دهید. یک روش گروه‌بندی کارهایی است که همان روز باید انجام شوند.
اول کارهایی را که باید انجام شوند و سرانجام اموری را که می‌توان انجامشان را به تاخیر انداخت. لیستشان را همیشه همراه خود داشته باشید تا بتوانید منبعی از کارهایتان را در حین تماس‌های تلفنی، انتظار در صف یا ترافیک یا صبر کردن برای بردن بچه‌هایتان به مدرسه انجام دهید. به یاد داشته باشید که استفاده از یک تقویم کاری منظم و روزمره مدیریت زمانتان را راحت‌تر خواهد کرد.
سعی کنید کارهایتان را زودتر از موعد مقرر انجام دهید و اجازه ندهید که از برنامه عقب بیفتید، در این صورت دیگر هیچ استرسی نخواهید داشت. فقط سعی کنید که شب‌ها به جای لم دادن جلوی تلویزیون، ساعاتی چند را صرف هماهنگ کردن کارها و برنامه‌هایتان کنید. زمانی که این مراحل را پشت سر گذاشتید از این‌که چقدر از شر فشار و استرس راحت شده‌اید و در زمانتان هم صرفه‌جویی کرده‌اید متحیر و شگفت‌زده خواهید شد. قرارهای ملاقات، کارها، طرح‌ها و اهدافشان را خیلی منطقی برنامه‌ریزی کنید تا در زمانتان صرفه‌جویی کرده و آن را از دست ندهید.
کنترل و مدیریت زمان
محاسبه زمان با فاکتورهایی چون خانواده و کار است. به علاوه شما باید مشکلات احتمالی را هم مد نظر داشته باشید. این فرآیند با محاسبه مشکلات ریز و درشت، شکل‌گیری معادله مدیریت زمان را به دنبال خواهد داشت. کمی صبر کنید، هنوز کارتان تمام نشده. واقعیت این‌جاست که مدیریت زمان هیچ پایانی ندارد. چون ما باید در این معادله، فاکتورها و عوامل مشخصی را مدنظر قرار دهیم. با محاسبه مدیریت زمان، جزییاتی را همچون تفریح، استراحت و هر آن‌چه را که در ارتباط با خودتان هست، وارد معادله کنید.
برنامه بعدی، باز گرداندن زمان از دست رفته است. مثلا از خود بپرسید که چرا صبح‌ها لباس پوشیدن من این‌قدر طول می‌کشد؟ حتما زمان زیادی را هم صرف می‌کنید تا دنبال لباس‌هایتان بگردید. راه‌حلش ساده است. هر شب زمانی را صرف انتخاب لباس برای روز بعد کنید، در نتیجه صبح که از خواب بیدار شدید فقط لباستان را می‌پوشید.
حال مثلا اگر 45 دقیقه صرف پوشیدن لباس می‌شد با این روش حداقل 30 دقیقه از این زمان را صرفه‌جویی کرده‌اید و آن را به کارهایی اختصاص داده‌اید که برای انجامشان وقت کم می‌آوردید.
یادتان باشد تا زمانی که هیچ هدفی در سر نداشته باشید راهی هم برای کنترل مدیریت زمانتان وجود نخواهد داشت.
منبع: مجله موفقیت
